1 In wat voor bestandsformaat kan ik een digitale factuur versturen?

U kunt een factuur als een gewone e-mail of een e-mail in html versturen. Maar het kan ook als een bijgevoegd PDF, Excel of Word-worden meegezonden. Een factuur kan zelfs als sms worden verstuurd.

2 Hoe weet ik of een digitale factuur echt is?

Dat weet u met een papieren factuur natuurlijk ook nooit helemaal zeker. Bekijk dus altijd goed of het een rekening is die u verwacht. Verder kunt u kijken of het e-mailadres geloofwaardig overkomt. Controleer het rekeningnummer en de te naam gestelde. Ook kunt u letten op de lay-out of werken met een beveiligd wachtwoord systeem of elektronische handtekening.

3 Moet ik altijd zelf de factuur versturen?

Nee, u kunt er ook voor kiezen dat de klant zijn factuur in uw webomgeving kan bekijken. Energieleveranciers en internetbedrijven, bieden deze service al veelvuldig. Zij sturen hun klanten een mail dat de nieuwe rekening klaar staat op hun site. Vaak gaat dit samen met een automatische incasso.

4 Hoe kan ik mijn klanten overhalen dat ze digitale facturen accepteren?

Wellicht kunt u ze tegemoet komen in uw keuze voor een bepaald software-systeem. Ook kunt u uw klanten een korting bieden als ze meegaan in uw digitaliseringsproces. Ook kunt een workshop aanbieden waarin u een en ander toelicht en de andere partij ook overtuigt van háár mogelijkheden tot besparen.

5 Kan ik zomaar een elektronische factuur naar het buitenland versturen?

Nee , een aantal Europese landen stelt een aantal extra zware eisen aan elektronische facturen. De Duitse Belastingdienst wil bijvoorbeeld dat er een vrij ingewikkelde elektronische handtekening bij een elektronische factuur wordt gevoegd.

6 Waar moet ik nog meer aan denken?

eem het feit dat u elektronisch factureert op in uw algemene voorwaarden.

7 Wie zijn de voortrekkers in de strijd tegen de papieren factuur?

U kunt uw licht opsteken bij de volgende partijen:

ECP-EPN biedt een uitgebreide informatiebrochure hoe u als ondernemer het digitaliseringsproces kunt doorlopen
Het Platform elektronisch factureren helpt u ook verder
Overheidssite over E-factureren


9 Wat is UBL 2.0 en wat heeft dat te maken met elektronisch factureren?

UBL staat voor internationaal business language. Het is een internationale standaard voor het uitwisselen van bedrijfsdocumenten. Het gebruik van UBL 2.0 moet het internationaal elektronisch factureren veel gemakkelijker maken. Bovendien is het een open source standaard en dus gratis te gebruiken. Meer over UBL 2.0 vindt u hier.

10 Wat levert dat e-factureren nou eigenlijk op?

Volgens het platform E-factureren bespaart de verzender € 2,50 en de ontvanger € 10,00 per factuur. Als alle 400 miljoen papieren b-to-b facturen die jaarlijks in Nederland worden gemaakt, elektronisch verzonden zouden worden levert dat het bedrijfsleven een mogelijke besparing van 5 miljard euro per jaar op.