Ronald Postma is expert op het gebied van mobiliteitsmanagement. Behalve het runnen van zijn eigen bedrijf De Nieuwe Koetsiers, is Postma twee jaar lang (in de regio Haaglanden) de enige mobiliteitsmakelaar van Nederland geweest.

Inmiddels heeft hij in die functie gezelschap gekregen van vijf collega’s in andere regio’s. Zij gaan net als hij het bedrijfsleven de komende jaren adviseren over het slimmer inrichten van woon-werk- en zakelijk verkeer, ofwel mobiliteitsmanagement. En dan gaat het vooral om het doorbreken van de heersende arbeidscultuur die er grofweg uit bestaat dat iedereen vóór 9 uur op kantoor moet zijn en daarvoor het beste de auto kan pakken.

Aanlokkelijke alternatieven voor de auto
Een lastige opgave, weet Postma, maar zeker niet onmogelijk. “Als het resultaat duidelijk is, dan pas gaan mensen écht nadenken,” aldus Postma.

Om optimaal te kunnen profiteren van de voordelen van mobiliteitsmanagement moet een bedrijf organisatorisch een aantal stappen doorlopen. Bestaande vervoersregelingen moeten in kaart worden gebracht, en dat kost tijd en moeite. Postma adviseert bedrijven daarin, en biedt inzicht welke alternatieven er zijn om woon-werkverkeer en zakelijke reizen anders aan te pakken, of terug te dringen. Speciaal voor u als lezer van Zibb.nl geeft hij de stappen prijs die ieder bedrijf moet doorlopen om succesvol over te stappen van filerijden naar mobiliteitsmanagement!

Stap 1: wat wordt het doel?
Allereerste vraag die u zich moet stellen aan het begin van een traject voor mobiliteitsmanagement is: wat willen we ermee bereiken? Wilt u dat werknemers na verloop van tijd 10 procent minder in de file staan? Wilt u als organisatie aansluiting vinden bij de huidige eisen van werkzoekenden voor een beter balans tussen werk en privé? Zoekt u kostenposten waar nog in te snijden valt? Of misschien wel alledrie? Veel werkgevers die al actief zijn met mobiliteitsmanagement doen dit om ook in de toekomst werknemers aan zich te kunnen binden. Steeds meer mensen hebben genoeg van het almaar in de file staan. Een werkgever die hiervoor een oplossing biedt is vanzelfsprekend populair. Maar ook andere motieven spelen een rol. De voornaamste zijn kostenbeheersing, vergroting van de arbeidsproductiviteit en het invoeren van een duurzame bedrijfsvoering.

Tip: een scherp geformuleerd doel geeft richting en vergemakkelijkt ook de interne communicatie over het hoe en waarom van een andere invulling van het verkeer van de werknemers.

Stap 2: de mobiliteitsscan
Mobiliteitsmanagement is het organiseren van slim reizen. Hiervoor is het noodzakelijk om eerst in kaart te brengen van welke vervoersregelingen en -faciliteiten uw bedrijf op dit moment gebruikmaakt. Bij veel bedrijven levert deze exercitie aardige inzichten op. Zo blijkt de afstemming tussen de verschillende regelingen vaak volledig zoek, waardoor nodeloos geld wordt verspild. Praktijkvoorbeelden genoeg. Zoals dat van een bedrijf waar de facilitair manager veel geld stak in het laten rijden van een shuttlebus van en naar het station. Deze stimulans voor het gebruik van het openbaar vervoer stierf een vroege dood toen de afdeling P & O een regeling voor flexibele werktijden invoerde. Daardoor zat het busje nooit meer vol en liepen de kosten te hoog op.

Tip: breng niet alleen de gebruikte regelingen in kaart, maar onderzoek ook of er sprake is van overlap of een ongunstige uitwerking van de ene regeling op de andere.

Stap 3: álle bestaande regelingen op een rij
U weet nu wat u wel doet, maar wat doet u níet? Het palet aan bestaande vervoersregelingen is breed, de kans is groot dat u lang niet alle mogelijkheden benut die voor uw specifieke bedrijf interessant kunnen zijn.

Tip: een mobiliteitsmakelaar adviseert u gratis over alle mogelijkheden met betrekking tot vervoersregelingen. Mobiliteitsmanagers zijn inmiddels aangesteld in de meeste Nederlandse regio’s.

Stap 4: nulmeting
Als het bestaande pakket aan regelingen inzichtelijk is, kan worden nagegaan in hoeverre dit aanbod daadwerkelijk goed aansluit bij de vraag van uw personeel. Veel werkgevers die in het verleden collectieve vervoersregelingen aan hun personeel aanboden, komen daar nu van terug. Ze kosten immers een hoop geld terwijl ze niet voor iedereen een geschikte oplossing bieden. Een tijdsinvestering om in kaart te (laten) brengen hoe individuele medewerkers reizen en waarom ze die keus hebben gemaakt, verdient zich beslist terug. U weet dan precies welke regelingen er allemaal zijn, welke het meest en het minst worden gebruikt, door wie en waarom. Daarmee is alle informatie voorhanden om uw mobiliteitsdoelstelling te behalen!

Tip: Vraag andere bedrijven naar hun ‘best practices’ op het gebied van woon-werk en zakelijke mobiliteit. Of laat u door een mobiliteitsmakelaar hiervoor koppelen aan een andere onderneming.

Stap 5: anders denken, anders reizen
U zit nog middenin de voorbereidende fase, maar er gloort licht aan het eind van de tunnel. De besparingen in tijd én kosten die u kunt boeken, beginnen inzichtelijk te worden. Dit kan al op een heel simpele wijze: laat iemand (bijvoorbeeld een stagiair) via routeplanner.9292.nl voor iedere werknemer uitzoeken of ze voor hun woon-werkverkeer het snelst zijn per auto, bus, trein of een combinatie daarvan. In veel gevallen zal daarmee een hardnekkig vooroordeel worden geslecht, namelijk dat de auto áltijd sneller is. Voor veel mensen is het openbaar vervoer een even snel alternatief, met het bijkomende voordeel dat de reistijd benut kan worden om te werken, te lezen of een power nap te doen!
In deze fase kijkt u ook serieus naar de mogelijkheid van thuiswerken, en dan met name naar wie daarvoor in aanmerking komt. Door thuiswerken toe te staan kunt u de totale reiskostenvergoedingen flink verlagen. In principe kan er in bijna alle functies één dag of meer vanuit huis worden gewerkt. Hoe u als manager of ondernemer de controle behoudt op output, leest u verderop in dit artikel.

Tip: geef leaserijders ook een NS-Business Card of een Mobility Card van Mobility Mixx. In tegenstelling tot wat u wellicht denkt, bent u daarmee als werkgever niet duurder maar juist goedkoper uit. Bedrijven die dit al hebben gedaan, zien het aantal dure auto-kilometers sterk verminderen ten gunste van het openbaar vervoer, dat beduidend goedkoper is. Ook hier kunt u leren van de best practices bij andere bedrijven.

Stap 6: mobiliteitsbudget
De oplossing van het fileprobleem voor uw bedrijf, zit natuurlijk niet in het dwingen van uw personeel om voortaan uitsluitend met het openbaar vervoer of de fiets te gaan. Het kan natuurlijk dat iemand voor woon-werkverkeer het beste de bus kan pakken, maar als er regelmatig tijdens het werk moet worden gereisd, is de bus meteen al niet handig meer. De echte winst van mobiliteitsmanagement ontstaat op het moment dat u erin slaagt een cultuur te creëren waarbij het normaal is dat iedereen binnen uw bedrijf per reisdoel de afweging maakt wat nou het meest geschikte vervoermiddel is. De ene keer per bus, een volgende keer toch maar het beste met de (lease)auto. Een volgende keer weer met de trein.

Dit krijgt u voor elkaar met de invoering van een mobiliteitsbudget. U geeft dan een keer per jaar aan iedere werknemer een vaste reiskostenvergoeding, waarmee ze naar eigen goeddunken hun vervoer kunnen inkopen. Omdat u inmiddels weet welke vervoersregelingen het meest geschikt zijn voor uw bedrijf, kunt u op maat contracten afsluiten met leveranciers en zo een á la carte-pakket samenstellen waaruit uw medewerkers kunnen kiezen. Wie aan het eind van het jaar geld overhoudt, mag dat zelf houden. Zo stimuleert u slimmer reizen, want in de praktijk leidt dit ertoe dat velen de dure auto waar mogelijk laten staan en minder vaak in de file staan.

Tip: wilt u extra bevorderen dat werknemers vaker het openbaar vervoer nemen? Geef een hogere vergoeding daarvoor. Bied de volledige, onbelaste vergoeding van 0,19 cent per kilometer. Veel bedrijven doen dit nu (nog) niet. Een OV-kilometer is goedkoper en zo houdt een medewerker aan het einde van het jaar een leuk bedragje over. U scoort ermee als werkgever en kunt deze regeling bovendien kostenneutraal uitvoeren.

Stap 7: slimmer werken op afstand
Dankzij mobiliteitsmanagement gaan mensen anders reizen, maar ook minder vaak omdat ze bijvoorbeeld gaan thuiswerken. Uit onderzoek blijkt al langer dat thuiswerkers productiever zijn, toch aarzelen veel managers nog de stap te zetten omdat ze bang zijn de controle te verliezen. Nergens voor nodig! Ga monitoren op output, in plaats van op aanwezigheid. Hoe u doelstellingen meet, zal per afdeling verschillen. Bij Sales gaat het bijvoorbeeld om de behaalde omzet per medewerker, maar bij de administratie om het halen van de planning. Klik hier voor meer informatie over social software. Dit wordt uitgelegd aan de hand van video’s.

Tip: communiceer duidelijk over de invoering van thuiswerken en wat u van iedereen verwacht. Zo voorkomt u cynisme op de werkvloer richting medewerkers ‘die al wéér thuis werken’.

Stap 8: slimmer werken intern
Om de winst van mobiliteitsmanagement te maximaliseren, zijn er nog wat veranderingen die u kunt overwegen intern in te voeren. Een aantal maatregelen dat direct voordeel oplevert: