Hoe schrijft u een overtuigende brief?

Het probleem met brieven is dat teveel mensen denken dat ze zelf goed kunnen schrijven. Dat is een gevaarlijke gedachte. Alleen professionele tekstschrijvers kunnen brieven schrijven die optimaal zijn aangepast aan de situatie en de doelgroep. Het is niet voor niets een vak, net zoals niet iedereen kan wat u doet.

Laat daarom het schrijven van echt belangrijke brieven en sales-gerichte mailings liever aan hen over. U zult zien dat uw investering in een goede tekst zich dubbel en dwars terugverdient in de hogere respons.

Het grootste obstakel bij het schrijven van brieven is bedrijfs- of productblindheid. U bent zo betrokken bij een product dat u niet alle facetten meer ziet. U bent teveel afzender om zich nog goed in de ontvanger te kunnen verplaatsen.

Daarom is tip nummer 1: Laat uw tekst altijd lezen aan een aantal mensen die niet rechtstreeks bij uw bedrijf betrokken zijn.

Bijvoorbeeld aan uw buurman of aan een vriend of vriendin. Kies iemand die niet bang is om kritiek te geven. Ondergeschikten, collega’s en familie (tenzij ze deskundigen zijn) zijn uit den boze.

Tip 2:
Leef u in in de doelgroep. Stel u voor wat u zou willen horen als u de brief ontvangt. Lukt dat niet? Dan doet u er verstandig aan om iemand anders de tekst te laten schrijven. Er is namelijk niets zo dodelijk voor een goede respons als een schrijver die maar door blijft gaan over hoe goed het bedrijf of het product wel is.

Tip 3:
Zorg voor een propositie. En dat is een mooie marketingterm voor “What’s in it for me?”. Wat wordt de lezer beter van uw aanbieding? Het is een verlengde van inleven in de doelgroep, want u zoekt hierbij naar het belangrijkste en meest overtuigende argument om met u in zee te gaan. Als u deze propositie vindt, zult u merken dat het schrijven van de rest van de tekst u een stuk makkelijker afgaat.

Tip 4:
Hou het kort. Een leeg vel is geen uitnodiging om het helemaal vol te schrijven. De kans op herhaling en het gebruiken van minder sterke argumenten is te groot en niemand leest graag lange verhalen. U mag best beginnen met een lange tekst, maar schrijven is schrappen, dus probeer zo snel mogelijk terug te gaan naar bijvoorbeeld maximaal 500 woorden.

Tip 5:
Geen moeilijke woorden. Niets leest prettiger dan een bondige brief met eenvoudige, heldere taal. Vermijd ingewikkelde formele formuleringen zoals ‘in deze’, ‘in zake’, ‘betreffende’ en andere termen die u in ambtelijke correspondentie tegen kunt komen.

Tip 6:
Vermijd indirect taalgebruik. Lijdende vormen zorgen voor een stroperige tekst en vergroten de gevoelsmatige afstand tussen u en uw lezer. Een voorbeeld “De beste bonen worden geselecteerd door onze experts” klinkt stroever en afstandelijker dan “Onze experts zoeken de beste bonen voor u uit”. Hiermee spreekt u de lezer direct aan en betrekt u ze bij de materie.

Dit zijn de belangrijkste tips. Als u er behoefte aan heeft om nog meer trucs te ontdekken, laat dan een reactie achter of mail mij rechtstreeks. Ik zal er dan in een volgende column aandacht aan besteden.

Stel onderaan dit artikel uw vragen aan deze zibb expert. De beste worden op deze site beantwoord. Direct advies nodig? Klik dan hier.