Personeel aannemen

Stap 1. Heeft u echt personeel nodig?
U bent druk. Maar waarmee? Uitsluitend met uw ‘kernactiviteiten’? Of besteedt u ook veel tijd aan uw eigen administratie, logistiek, juridische rompslomp of reclameactiviteiten? Dan is het wellicht eerst zinvol om dergelijke taken uit te besteden. Daarmee ‘koopt’ u tijd die u weer kunt besteden aan het bezoeken van klanten of het ontwikkelen van nieuwe producten.
Overleg voor u iemand in dienst neemt met uw accountant of administratiekantoor. Zij kunnen u helpen met de vraag of een medewerker rendabel is en of het in uw geval slim is om iemand in dienst te nemen.

Stap 2. Bedenk wie u nodig heeft
Als u tot de conclusie bent gekomen dat u toch een personeelslid nodig heeft, komt de volgende vraag: wie heeft u nodig? Maak een doortimmerd functieprofiel. Zo’n profiel dwingt u om na te denken over welke kennis, vaardigheden en eigenschappen uw ideale personeelslid moet hebben. Een functieprofiel bestaat in ieder geval uit:

• Functienaam;
• Doel van de functie;
• Verantwoordelijkheden
• Kerntaken;
• Werkomgeving;
• Dienstverband (aantal uren, tijdelijk of vast contract)
• Arbeidsvoorwaarden
• Vereiste opleiding van de kandidaat
• Minimale werkervaring
• Persoonskenmerken

Een voorbeeld van een uitgebreid functieprofiel vindt u onder meer op Servicepuntmkb.nl. Op zibb.nl staat ook een voorbeelddocument waarin een functie-inhoud is omschreven. Schroom niet om hulp te vragen van bijvoorbeeld een HRM-professional. Hij of zij kan u vaak prima begeleiden. Uiteraard is dit een investering, maar kan u veel ellende besparen. Een ongeschikte medewerker is vaak vele malen duurder.

Stap 3. Werf gericht
Een medewerker zoeken is niet eenvoudig.Daarom is het zinvol om van tevoren goed te kijken via welke kanalen u uw eerste medewerker zoekt. Op zibb.nl vindt u in een uitgebreid dossier hoe u medewerkers werft. Hier kunt u ook standaarddocumenten downloaden die u helpen bij de correspondentie met sollicitanten. Ook de sollicitatievraagbaak is een bruikbaar hulpmiddel.

Stap 4. Ga voor flexibele contracten
In deze fase van uw onderneming is het nog lastig om langdurige verbanden aan te gaan. Want al gaat het nu goed; u weet niet hoe het volgend jaar is. Bovendien zult u moeten wennen aan het feit dat u personeel heeft en misschien komt u er later achter dat u toch liever alleen werkt. Dan is het niet handig om tot in lengte van jaren aan iemand vast te zitten. Als u dus een geschikte kandidaat heeft gevonden, is het raadzaam om hem/haar eerst een contract voor bepaalde tijd aan te bieden. U leest daar alles over op het dossier over dienstverbanden. Ook de MKB servicedesk maakt u wegwijs bij het opstellen van arbeidsovereenkomsten.

Overigens is het goed om te bedenken hoeveel uur u uw medewerker nodig heeft. Als u daarover twijfelt, kunt u ervoor kiezen om te werken met flexibele arbeidscontracten, zoals een nul-urencontract of een min-maxcontract. Uitgebreide informatie hierover vindt u op die site van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Stap 5. Regel de arbeidsvoorwaarden
Natuurlijk moet u ook onderhandelen over het arbeidsvoorwaardenpakket.
Dit bestaat onder meer uit:

Primaire arbeidsvoorwaarden
• Salaris. De hoogte checkt u via de salariswijzer.
• Vakantietoeslag

Secundaire arbeidsvoorwaarden
• Eindejaarsuitkering/ dertiende maand
• Lease-auto
• Mobiele telefoon
• Onkostenvergoedingen
• Overwerktoeslag
• Pensioenvoorziening
• Ploegentoeslag
• Secundaire arbeidsvoorwaarden
• Reiskostenvergoeding
• Winstdeling

Veel van bovenstaande zaken zijn geregeld in een CAO.

Stap 6. De administratie
Als u personeel in dienst neemt, komen er veel administratieve zaken op u af. Zo moet u de Belastingdienst op de hoogte brengen van het feit dat u een medewerker in dienst neemt. Dat doet u uiterlijk de dag vóór de eerste werkdag van die werknemer via een Eerstedagsmelding.
Ook krijgt u te maken met de aangifte loonheffingen. In het dossier Personeel en loonbelasting leest u alles over loonheffingen die u moet betalen.
Daarnaast moet u een loonadministratie gaan bijhouden. Deze administratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Dat is nodig om de juiste gegevens te kunnen verstrekken aan de Belastingdienst. De gegevens over uw personeel bewaart u overzichtelijk in een personeelsdossier.

Stap 7. Regel pensioenen en verzekeringen
Voor iedere werknemer gelden sociale verzekeringen voor wat betreft de pensioenrechten (AOW en ANW). Als werkgever kunt u aanvullende voorzieningen aanbieden. De premie hiervan deelt u meestal met de werknemer. Vaak is een dergelijke pensioenregeling in de CAO geregeld.

Stap 8. Regel verzekeringen
Zorg voor een update van uw aansprakelijkheidsverzekering en bedrijfsschadeverzekering. Daarnaast kan het zinvol zijn om uit te zoeken of ook andere verzekeringen voor u aantrekkelijk zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om een ziekteverzuimverzekering.

Stap 9. Regel Arbo-zaken
Als werkgever komen er veel zaken op u af. Zo moet u ook Arbo-zaken verzorgen. Een van de eisen is dat u over een risico inventarisatie en –evaluatie beschikt.

Aanbevolen websites
Uitgebreide informatie over arbeidscontracten op Servicepuntmkb.nl (www.servicepuntmkb.nl)
Wat kost personeel? Een indicatie krijgt u in dit verhaal van de Kamer van Koophandel.
Alles over arbo, verzuim en reïntegratie op Arboportaal.nl.

1e publicatie: november 2007