Uw eerste factuur

1. Wees op tijd
Een eerste vereiste voor een goede factuur is dat u hem op tijd verstuurt. Feitelijk moet u de factuur versturen vóór de vijftiende dag na de maand waarin u de levering of de dienst heeft verricht. Factureert u zogeheten doorlopende prestaties (licenties, cursussen, verhuur of abonnementen) vermeld dan op de factuur op welke periode deze betrekking heeft.

2. Wees volledig
Op uw factuur vermeldt u in ieder geval:
• de factuurdatum
• een factuurnummer (de Belastingdienst wil dat u de facturen doorlopend nummert)
• uw BTW-identificatienummer (Dit nummer heeft altijd 14 posities, bijvoorbeeld NL000136789B01)
• naam en adres van de klant
• naam en adres van uw bedrijf
• de hoeveelheid (of omvang) en aard van de geleverde goederen of de verleende dienst
• een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of de verleende dienst
• de datum waarop de levering of de dienst wordt verricht of is voltooid of de datum (voorzover vastgesteld kan worden) van vooruitbetaling
• de prijs exclusief BTW
• het te betalen bedrag aan BTW
• het registratienummer bij de Kamer van Koophandel van uw bedrijf
• als u levert aan een klant in een andere lidstaat van de EU moet ook het BTW-identificatienummer van uw klant worden vermeld
• het rekeningnummer
• de betalingstermijn (voor levering aan consumenten bedraagt de betalingstermijn vaak 14 of 30 dagen. Voor levering van bedrijven aan bedrijven geldt meestal een termijn van dertig dagen).
• optioneel: een verwijzing naar de leveringsvoorwaarden. Veel bedrijven kiezen ervoor om deze op de achterzijde van de factuur af te drukken.

De eisen die de Belastingdienst aan uw factuur stelt, kunt u vinden op de site van de Belastingdienst.

3. Zorg voor een goede presentatie
Het klinkt overbodig, maar zorg ervoor dat uw factuur er goed uitziet. Een factuur zegt veel over uw bedrijfsvoering. Uiteraard gebruikt u voor het versturen van de facturen uw briefpapier en hanteert u een overzichtelijke lay-out. Veel boekhoudprogramma’s bieden u trouwens de mogelijkheid om een factuur direct uit te printen. Daarmee zorgt u direct voor helderheid.

4. Versturen: Post of e-mail?
Steeds meer bedrijven versturen de facturen per e-mail. Dat scheelt natuurlijk portokosten en tijd. Het is overigens wel aan specifieke regels van de Belastingdienst gebonden. Of uw klant het ook handig vindt, is een tweede. Elektronische post verdwijnt gemakkelijk en papieren documenten krijgen vaak wat meer aandacht. Het is aan te raden om vooraf even met de klant te overleggen of deze bezwaar heeft tegen een factuur per mail.

Aanbevolen websites
- De site van de Belastingdienst over factureren (www.belastingdienst.nl)
- Site met de wettelijke rente; de rente die een schuldeiser volgens de wet kan vorderen op wanbetalers (www.wettelijkerente.nl)
- Totaaloverzicht voor onder andere online boekhouden, administratietips en personal organizing (administratie.startpagina.nl)