Het opzetten van de administratie

1. Waaruit bestaat de administratie?
Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt, op papier of in elektronische vorm, behoren tot de administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• financiële aantekeningen, zoals inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bank- en giroafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• correspondentie
• software en databestanden
• agenda's en afsprakenboeken (deze zijn belangrijk in verband met het urencriterium. Om in aanmerking te komen voor gunstige fiscale aftrekposten moet u minimaal 1.225 uur aan uw bedrijf werken).

Feitelijk begint het opzetten van een administratie al vóór de officiële start van uw bedrijf. Want ook kosten die u in de opstartfase hebt gemaakt, mag u onder voorwaarde aftrekken. Dus bewaar ook die bonnetjes goed!

2. Zijn er nog meer eisen waar u rekening mee moet houden bij uw administratie?
Omdat de Belastingdienst moet kunnen controleren hoeveel belasting u bent verschuldigd, bent u verplicht de administratie duidelijk en overzichtelijk in te richten. De administratie vormt de basis van uw aangiften. De Belastingdienst vraagt eist daarom dat de administratie volledig is, binnen een redelijke termijn is te controleren en dat u de administratie minimaal zeven jaar bewaart

Voldoet u niet aan bovenstaande eisen, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst zal dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het vervolgens niet eens bent met die berekening, zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Meer eisen op het gebied van de administratie vindt u op de site van de Belastingdienst.

3. Moet ik de administratie zelf doen of uitbesteden?
Helemaal zelf doen, is doorgaans niet verstandig. De belastingwetgeving is zó complex dat u daar meestal zelf niet uitkomt. De kans is groot dat u dan aftrekposten misloopt. Bovendien kan een expert u adviseren over de vraag wanneer u het best een investering kunt doen. Dat neemt niet weg dat u een deel van de administratie, zoals factureren, loonbelasting en omzetbelasting, best zelf kunt doen. Hierdoor houd u goed inzicht in het reilen en zeilen van uw bedrijf. Houd er wel rekening mee dat het tijd kost. Als u nog niet veel klanten hebt, is dat mogelijk geen probleem. Maar als u het druk krijgt, is het wellicht zinvol om dergelijke taken uit te besteden, zodat u zich kunt concentreren op het 'echte' werk.
Meer hierover: Op jacht naar een accountant

4. Zijn er handige hulpmiddelen bij de boekhouding?
Natuurlijk zijn er tal van boekhoudprogramma's die u kunnen helpen. Een goedkoper alternatief is het boekhouden en/of factureren via Excel.

Aanbevolen websites
- Site met het aanbod van zakelijke software in Nederland en daaraan gerelateerde onderwerpen (www.softwarepakketten.nl)
- Startpagina over administratieve onderwerpen(www.administratie.startpagina.nl)
- Cursussen bedrijfsadministratie opzetten voor starters(www.kvk.nl)