Thuiswerken loont

De feiten over thuiswerkers (uit recente Amerikaanse onderzoeken):

Thuiswerkers zijn 20 tot 50 procent arbeidsproductiever;

Ze beginnen de dag niet geïrriteerd door fileleed;

Ze zorgen voor 40 procent meer klanttevredenheid;

Ze hebben een veel lager personeelsverloop waardoor investeringen in
opleidingen sneller renderen;

Ze werken beter georganiseerd omdat ze weten dat er een of meer dagen
in de week zijn waarin ze in alle rust hun productie kunnen halen;

Ze re-integreren na lang verzuim sneller en met minder terugval;

Ze accepteren sneller werk dat onder hun opleidingsniveau ligt,
waardoor de totale kwaliteit van het bedrijf kan stijgen;

En zijn tevreden ouders omdat ze hun eigen werkdag in kunnen delen.

Overtuigd? Vier tips voor de invoering:

1. Denk aan de Arbowet
Feit: u moet van de Arbowet de werkplek thuis controleren en inrichten. Als er thuis aangepast moet worden, dan mag u betalen. In de praktijk blijkt echter dat veel thuiswerkers over een goed bureau en een goede stoel beschikken en dat ze zich terdege bewust zijn van risico’s als rsi of een verkeerde werkhouding. Aan de andere kan bespaart u op de zaak werkplaatsen als u overgaat op thuiswerken. Aanpassingen kosten tijd, maar dat is niet erg: thuiswerken moet u geleidelijk invoeren.

2. Maak Output-afspraken
Houd regelmatig functionerings- en voortgangsgesprekken ten behoeve van de controle. Daarin legt u output-eisen vast. Dit artikel is bijvoorbeeld thuis geschreven door een journalist die jaarlijks minimaal 120 pagina’s moet produceren. Schrijft hij meer, dan krijgt hij een aai over zijn bol, is het minder, dan heeft hij iets uit te leggen.
Zet de afspraken wel zwart op wit en laat ze door zowel u als uw medewerkers tekenen. In de praktijk geven veel telewerkers wekelijks of maandelijks door wat ze hebben gedaan, wie ze hebben bezocht of gesproken en dus hoeveel ze bijdragen aan de omzet.

3. Vergeet de sociale controle niet
Telewerken kan op sommige mensen een negatief effect hebben. De workaholic wordt niet geremd en de grenzen tussen werken en privé vervagen. U kunt deze aspecten controleren door strakke afspraken te maken over hoeveel en welke dagen er thuis wordt gewerkt. Leg eveneens vast wanneer de thuiswerker voor collega’s thuis aanspreekbaar is. Informeer ook eens losjes of het nog bevalt, of er iets verbeterd kan worden en wat de medewerker als nadelen ervaart. En let op de tijden waarop mailtjes worden beantwoord. Gebeurt dat vaak ’s avonds of ’s nachts, dan is het oppassen geblazen. Verlang dat de telewerker reguliere vergaderingen, maar ook een afscheid van een collega bijwoont.

4. Richt een aparte server in
U moet uw ICT-structuur zo inrichten dat er ook daadwerkelijk thuis gewerkt kan worden. De beste methode is om een aparte, goed beschermde server in te richten of te huren waar de thuiswerkers hun werk op zetten of hun informatie vanaf halen. Alleen geautoriseerde personen kunnen gegevens van die server afhalen en die in het algemene bedrijfssysteem plaatsen. Zo voorkomt u de kans op verlies van data en maakt u de entree van hackers lastiger. Qua techniek is het inmiddels kinderspel geworden. Telewerken gaat niet langer om de techniek, maar om de wil van het management.

Checklist
1. Leg het doel van telewerken vast. Wat willen we ermee bereiken?
2. Zijn er resultaatgerichte afspraken met de telewerkers gemaakt?
3. Zijn de werkplekken thuis gecontroleerd op ergonomie enzovoort?
4. Is het organisatorisch en qua ICT haalbaar, betaalbaar?
5. Wie kan het wel en wie niet. Welke afdeling wel of niet?
6. Wie wil het? Niet iedereen wil thuis werken of is er geschikt voor.
7. Hoe lang wordt er thuis gewerkt en wanneer moet men op de zaak zijn?
8. Wanneer en hoe lang moet de medewerker thuis bereikbaar zijn?
9. Ondersteuning: is er een helpdesk die ook ’s avonds bereikbaar is?
10. Staan u en uw managementteam achter dit hele plan?

Aanbevolen websites
Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegeheid over telewerken en beeldschermwerken (www.szw.nl)
Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegeheid over arbeidsomstandigheden(www.arbonieuwestijl.nl)
Uitgebreide informatie op de site van het Telewerkforum (www.telewerkforum.nl)
Doe de thuiswerktest op de site van Syntens (www.syntens.nl)