Flexibiliteit
Het werken met software is niet langer werkplekafhankelijk. Met online software kunt u vanaf iedere plek op aarde met een internetverbinding toegang krijgen tot uw programma's. Dit kan de productiviteit van u en uw medewerkers verhogen en levert dus direct voordeel op. U voorkomt bijvoorbeeld een hoop gesleep met papier en samenwerken vanaf diverse locaties is makkelijker. Software als service is ideaal voor telewerkers en mobiele werkers.

Onderhoud en beheer
U heeft geen omkijken meer naar onderhoud en beheer van de software. Dat geeft rust. Bovendien bent u altijd up to date, want u werkt altijd met de laatste versie van de software.

Lichtere balans
Software huren op maandbasis betekent variabele kosten en geen investeringen. Dat vermindert de druk op uw balans en komt uw winst ten goede. Vaak wordt beweerd dat software als service goedkoper is dan pakketsoftware die u zelf moet installeren. Dat is nog maar de vraag. Voor boekhoudsoftware klopt het in elk geval niet. Het voordeel zit dan ook niet in de directe kosten, maar in de productiviteitswinst.

Centrale opslag
U bent verlost van synchronisatieproblemen. Alle gegevens worden immers centraal op een server opgeslagen en niet meer lokaal op desktop of laptop.

Onafhankelijkheid
Doordat u geen software hoeft te installeren en geen afschrijvingen heeft, is overstappen naar een andere aanbieder een stuk geakkelijker, bijvoorbeeld omdat u ontevreden bent over de dienstverlening van uw huidige leverancier. Dat maakt u onafhankelijker van leveranciers.

Snelheid
Een abonnement op een ASP-dienst kan al in een paar uur up and running zijn. Het overzetten van data en het goed inregelen van bedrijfsprocessen vergt uiteraard meer tijd, maar soms is dat ook slechts een kwestie van dagen. Dat is een groot pluspunt, vergeleken met de vaak langdurige implementatietrajecten van pakketsoftware op interne bedrijfsnetwerken.

Nadelen ASP

ASP heeft een groot aantal voordelen, maar natuurlijk zijn er ook nadelen. Zoals de veiligheid van uw data.

Beveiliging
Doordat u op afstand via het internet werkt wordt de beveiliging nog kritischer dan die al was. Als deze beveiliging onvoldoende is, loopt u het risico dat gevoelige informatie in verkeerde handen terecht komt. Er is de afgelopen jaren veel verbeterd op dit punt, maar daar kunt u niet op blindvaren. U moet hier veel aandacht aan besteden.
Tip: een solide ASP-aanbieder geeft uitputtende en heldere informatie over hoe zijn beveiliging geregeld is op een in het oog springende plek op zijn website.

Maatwerk
ASP-diensten maken gebruik van standaardsoftware. Dat betekent dat de mogelijkheden om deze aan uw eigen wensen aan te passen beperkt kunnen zijn. Dit is te ondervangen door maatwerkaanpassingen op de server van de aanbieder, maar dit verhoogt uiteraard de kosten.

Integratie
ASP-aanbieders maken gebruik van applicaties die in verschillende programmeertalen zijn geschreven, bijvoorbeeld .Net (dotnet), Java of php. Dit kan problemen opleveren bij de integratie met andere systemen die u heeft.
Ook op zibb.nl: How-to guide software integratie

Datarisico
De software komt naar u toe via internet, maar de data gaan van u af. Dat betekent dat u risico's loopt in geval van storingen en calamiteiten of van het faillissement van uw dienstverlener. Vraag daarom uw ASP-dienstverlener hoe hij de back-ups regelt en wat hij doet in geval van calamiteiten. Heeft hij bijvoorbeeld een noodaggregator voor stroom? Is er een gespiegeld datacenter (een co-locatie elders die eveneens alle gegevens opslaat)?

Kennis
Als u met nieuwe applicaties gaat werken, moeten uw medewerkers daarin getraind worden. Dat kost tijd en geld. Daarom kan het zinvol zijn met de overgang te wachten tot het moment waarop u toch al een ingrijpende verandering had gepland. Denk bijvoorbeeld aan het einde van licentieduur van bestaande software of de start van nieuwe bedrijfsactiviteiten.

Cultuur
Software als service veronderstelt dat al uw medewerkers toewerken naar één centraal punt. In organisaties waar medewerkers er min of meer hun eigen automatisering op nahouden met veel 'eigen' software op de desktop, kunnen wrijvingen ontstaan. Dit cultuurprobleem geldt overigens ook als u op andere pakketsoftware overstapt.


Laatste update: maart 2007