Communicatieplan

Formeer een projectteam
Als u een communicatieadviseur of communicatieafdeling in huis heeft, ligt het voor de hand de verantwoordelijkheid voor de communicatie daar neer te leggen. Is dat niet het geval, dan formeert u een projectteam van verschillende medewerkers. Zorg voor een dwarsdoorsnede van uw bedrijf.

Denkers en doeners
U hebt denkers en doeners nodig. Maak een persoon leider van het team en geef hem of haar de bevoegdheid om knopen door te hakken. Compromissen in communicatie leiden meestal tot uitingen die of te veel of te weinig zeggen. Trek u niet teveel aan van de mening van enkelingen. En test af en toe het resultaat van uw werk op mensen die er niets mee te maken hebben. Dat zorgt voor een frisse blik en daarmee vermijdt u het gevaar van bedrijfsblindheid.

Planning
Maak een planning per activiteit en zorg voor een realistische tijdsinschatting. Een tekst is misschien in een dag geschreven , maar voordat u hem bij uw klant in de bus heeft, komt er nog een vormgever, drukker en distributeur aan te pas. Bovendien kunt u zo'n tekst na het schrijven beter nog een tijdje laten liggen en hem dan nog eens teruglezen. Teksten worden beter als u ze na een tijdje nog eens op punten aanpast.

Zelf doen of uitbesteden?
De keuze tussen zelf doen of uitbesteden is vaak ook een budgettaire afweging. Maar ook kwaliteit speelt mee. Besteed uit waar u zelf niet goed in bent. Denk bijvoorbeeld aan vormgeving, webontwikkeling of tekstschrijven. Ieder zijn vak.

Kosten communicatie actie
Wat kost een communicatieactie? Daar is geen vuistregel voor te geven. De kosten zijn onder meer afhankelijk van het middel dat u kiest, de frequentie of duur van de actie en de oplage of omvang. Doet u een beroep op experts van buiten, dan hebt u houvast aan algemene tarieven van beroepsorganisaties. Enkele voorbeelden:
• Tekstschrijven (Tekstnet, Nederlandse Vereniging van Journalisten): uurtarief varieert van 65 tot 120 euro
• Vormgeving (BNO): uurtarief variërend van 75 tot 125 euro
• (Web)advertenties: raadpleeg tarievenkaarten of informeer bij een mediabureau

Backoffice
Is uw mailing de deur uit of loopt uw promotieactie? Dan begint het werk pas echt. Zorg vooraf dat de backoffice is ingericht op het beantwoorden van vragen, het verzorgen van bestellingen en het afhandelen van administratieve perikelen. Niets is erger voor uw communicatie en uw imago als het oproepen van vraag die u niet of slecht beantwoordt.

Meten is weten
Onderzoek is de basis voor effectieve communicatiebeslissingen. Zo meet u het effect van uw communicatie. Evalueer daarom geregeld de effecten van uw communicatie-inspanningen. Komt de boodschap over bij de doelgroep? Wat kan anders of beter? Is de frequentie voldoende? Een methode om daar achter te komen, is om een aantal kritische vrienden of bekenden op te nemen in de selectie van uw doelgroep. Mocht het nodig zijn: pas uw communicatieplan aan.

1e publicatie: februari 2006