De do's en don'ts van offertes maken

1. Aanbod op maat
Doe de klant een persoonlijk aanbod. Speel in op de bedrijfssituatie, benoem de bedrijfs­economische voordelen van uw product of dienst.

2. Snelheid
Uw klant heeft haast. Lever uw offerte snel en volgens afspraak. Houd het initiatief aan uw kant. Bel dus na en informeer naar de voortgang.

3. Alternatieven
Bied alternatieven in aanpak, gefaseerde werkwijze of (deel)producten.Laat zien dat u met de klant meedenkt en dat u alles doet om aan zijn wens tegemoet te komen.

4. Extra service
Maak het de klant gemakkelijk. Stuur extra exemplaren mee als u weet dat meerdere mensen uw offerte beoordelen, voeg een samenvatting toe voor de drukbezette lezer, splits aanbiedingsbrief en (technische) bijlagen.

5. Wervende stijl
Hanteer een wervende en persoonlijke stijl. Laat doorklinken dat u de opdracht aantrekkelijk vindt en dat u zin hebt om aan de slag te gaan.

1. Formele taal en clichés
Met gortdroge teksten en ouderwets en juridisch taalgebruik ontmoedigt u de klant om verder te lezen. Vermijd technische uiteenzettingen. Zet opsommingen van technische specificaties liever in een bijlage voor de geïnteresseerde lezer.

2. Standaardoffertes
Gestandaardiseerde offertes leveren u weliswaar tijdswinst op maar de klant is meestal niet gediend van zo’n '13-in-een-dozijn'-aanpak. Het knip- en plakwerk verraadt zich vaak in stijlbreuken, niet relevante passages en overbodige informatie.

3. Kennis weggeven
Hoe graag u de opdracht ook wilt, geef geen kennis weg! Voorkom dat een ander met uw oplossing aan de haal gaat. Heeft u een innovatieve aanpak ontwikkeld, laat de klant dan een Non Disclosure Agreement (meer hierover in het dossier offertes maken) tekenen voordat u informatie prijsgeeft.

4. Take it or leave it
Met een starre opstelling trekt u klanten niet over de streep. Bouw onderhandelingsruimte in, zowel in uw kostencalculatie als in uw aanpak.

5. Niet-serieuze aanvragen
Is de klant oprecht geïnteresseerd in uw dienst of product of dient deze slechts als bevestiging van een eerder gemaakte keuze? Verspil geen tijd aan algemene of vage aanvragen. Probeer er achter te komen hoeveel andere bedrijven zijn uitgenodigd en wat de kans is dat u de opdracht daadwerkelijk krijgt.

Datum eerste publicatie: 2 maart 2003