Organiseer de perfecte persconferentie

1. Nodig ruim van tevoren uit
Stuur de uitnodiging voor een persbijeenkomst minstens een week van tevoren. Hierin staat duidelijk waar en wanneer ze zal zijn, waarover ze gaat, wie het woord voert en waarom er een bijeenkomst gehouden wordt. Verstuur de uitnodiging per post, fax of e-mail. Check in het laatste geval wel of de redacties ook daadwerkelijk dit middel gebruiken.

2. Stel het juiste tijdstip vast
Welk tijdstip is het meest geschikt? Dit is afhankelijk van het medium dat u wilt bereiken. Voor de avondkranten, het tv-journaal en de radionieuwsdiensten is tussen 10 en 11 uur ’s ochtends de beste tijd. Redacteuren van ochtendkranten gaan liever ’s middags naar zo'n bijeenkomst. Weekbladen hebben een voorkeur voor het einde van de week.

3. Kies een goede locatie
In principe kunt u een persconferentie overal houden. Als uw organisatie niet zelf over een geschikte locatie beschikt, kies dan voor een zaaltje op een centraal gelegen punt dat goed te bereiken is door het openbaar vervoer of waar voldoende parkeergelegenheid is.

4. Maak een presentielijst
Leg bij de ingang van de zaal een presentielijst. Vraag vervolgens aan de journalisten hierop hun naam in te vullen en het medium dat ze vertegenwoordigen. Zo is naderhand precies bekend wie er zijn geweest en in welke media u verslagen kunt verwachten.

5. Verdeel de rollen
Verdeel van tevoren de rollen: wie zegt wat? Dit voorkomt dat de deelnemers elkaar bij de start van de bijeenkomst vragend aankijken in de veronderstelling dat de ander het wel even zal vertellen. Plaats ook niet te veel mensen achter de tafel. De journalisten moeten in principe in de meerderheid zijn en niet plaats moeten nemen tegenover een overmacht van personen met onduidelijke functies.

6. Gebruik naambordjes
Zet naambordjes voor de sprekers. Let erop dat die ook achter in de zaal goed te lezen zijn.

7. Beperk de spreektijd
Een half uur is over het algemeen voldoende om de onderwerpen waar u wat over te melden heeft, te behandelen. In het volgende half uur kunnen journalisten vragen stellen. Zo voorkomt u dat het te lang duurt.

8. Stel een volledige persmap samen
Probeer de persmap (waarin een persbericht kan zitten, foto’s, een korte bedrijfspresentatie evenals het laatste jaarverslag en een overzicht waarop vermeld staat wie de persconferentie geven) uit te delen voor de bijeenkomst begint. Het is voor journalisten handiger wanneer ze de belangrijkste gegevens op papier hebben. Dat vergemakkelijkt ook het stellen van vragen.

9. Pas op met dure cadeaus
Geef geen dure cadeaus. Hierdoor kan de achterdochtigheid bij de journalist toeslaan. Een kleinigheid in de vorm van bijvoorbeeld een eenvoudige pen of schrijfblok is normaal.

10. Doe een droogtraining
Ga met een aantal kritische mensen bij elkaar zitten. Presenteer de inleiding met de kernboodschappen. Laat de aanwezigen hierop reageren.
De 'gelegenheidsjournalisten' kunnen vervolgens ook vragen bedenken die mogelijk op de persconferentie gesteld worden. Reken op kritische vragen. Met een beetje inzet moet het lukken om tachtig procent van de vragen en antwoorden vooraf door te nemen. Dit voorkomt verrassingen.

11. Test de apparatuur vooraf
Het komt nog te vaak voor dat bij het begin van de persconferentie blijkt dat de apparatuur niet (goed) werkt. Rumoer, hilariteit en verlies van de aandacht is het vevolg. Test de beamer, laptop of overheadprojector en de microfoons vooraf goed zodat u zeker weet dat u in één keer kunt beginnen.

12. Evalueer na afloop
Evalueer na afloop de persbijeenkomst, mede aan de hand van de publicaties die er over zijn verschenen.

1. Nodig ruim van tevoren uit
Stuur de uitnodiging voor een persbijeenkomst minstens een week van tevoren. Hierin staat duidelijk waar en wanneer ze zal zijn, waarover ze gaat, wie het woord voert en waarom er een bijeenkomst gehouden wordt. Verstuur de uitnodiging per post, fax of e-mail. Check in het laatste geval wel of de redacties ook daadwerkelijk dit middel gebruiken.

2. Stel het juiste tijdstip vast
Welk tijdstip is het meest geschikt? Dit is afhankelijk van het medium dat u wilt bereiken. Voor de avondkranten, het tv-journaal en de radionieuwsdiensten is tussen 10 en 11 uur ’s ochtends de beste tijd. Redacteuren van ochtendkranten gaan liever ’s middags naar zo'n bijeenkomst. Weekbladen hebben een voorkeur voor het einde van de week.

3. Kies een goede locatie
In principe kunt u een persconferentie overal houden. Als uw organisatie niet zelf over een geschikte locatie beschikt, kies dan voor een zaaltje op een centraal gelegen punt dat goed te bereiken is door het openbaar vervoer of waar voldoende parkeergelegenheid is.

4. Maak een presentielijst
Leg bij de ingang van de zaal een presentielijst. Vraag vervolgens aan de journalisten hierop hun naam in te vullen en het medium dat ze vertegenwoordigen. Zo is naderhand precies bekend wie er zijn geweest en in welke media u verslagen kunt verwachten.

5. Verdeel de rollen
Verdeel van tevoren de rollen: wie zegt wat? Dit voorkomt dat de deelnemers elkaar bij de start van de bijeenkomst vragend aankijken in de veronderstelling dat de ander het wel even zal vertellen. Plaats ook niet te veel mensen achter de tafel. De journalisten moeten in principe in de meerderheid zijn en niet plaats moeten nemen tegenover een overmacht van personen met onduidelijke functies.

6. Gebruik naambordjes
Zet naambordjes voor de sprekers. Let erop dat die ook achter in de zaal goed te lezen zijn.

7. Beperk de spreektijd
Een half uur is over het algemeen voldoende om de onderwerpen waar u wat over te melden heeft, te behandelen. In het volgende half uur kunnen journalisten vragen stellen. Zo voorkomt u dat het te lang duurt.

8. Stel een volledige persmap samen
Probeer de persmap (waarin een persbericht kan zitten, foto’s, een korte bedrijfspresentatie evenals het laatste jaarverslag en een overzicht waarop vermeld staat wie de persconferentie geven) uit te delen voor de bijeenkomst begint. Het is voor journalisten handiger wanneer ze de belangrijkste gegevens op papier hebben. Dat vergemakkelijkt ook het stellen van vragen.

9. Pas op met dure cadeaus
Geef geen dure cadeaus. Hierdoor kan de achterdochtigheid bij de journalist toeslaan. Een kleinigheid in de vorm van bijvoorbeeld een eenvoudige pen of schrijfblok is normaal.

10. Doe een droogtraining
Ga met een aantal kritische mensen bij elkaar zitten. Presenteer de inleiding met de kernboodschappen. Laat de aanwezigen hierop reageren.
De 'gelegenheidsjournalisten' kunnen vervolgens ook vragen bedenken die mogelijk op de persconferentie gesteld worden. Reken op kritische vragen. Met een beetje inzet moet het lukken om tachtig procent van de vragen en antwoorden vooraf door te nemen. Dit voorkomt verrassingen.

11. Test de apparatuur vooraf
Het komt nog te vaak voor dat bij het begin van de persconferentie blijkt dat de apparatuur niet (goed) werkt. Rumoer, hilariteit en verlies van de aandacht is het vevolg. Test de beamer, laptop of overheadprojector en de microfoons vooraf goed zodat u zeker weet dat u in één keer kunt beginnen.

12. Evalueer na afloop
Evalueer na afloop de persbijeenkomst, mede aan de hand van de publicaties die er over zijn verschenen.